Por Jonathan López Torres*
Este proyecto de Norma Oficial Mexicana tiene como antecedente la Norma Oficial Mexicana "NOM-151-SCFI-2002, Prácticas comerciales-Requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos," publicada en el Diario Oficial de la Federación el 04 de junio de 2002.
A continuación expondremos dicho proyecto (refiriéndonos a éste como NOM), así como algunas consideraciones de relevancia:
¿Qué es una Norma Oficial Mexicana (NOM)?
En términos del artículo 3 de la Ley Federal sobre Metrología y Normalización, una NOM es la regulación técnica de observancia obligatoria expedida por las dependencias competentes que establece reglas, especificaciones, atributos, directrices, características o prescripciones aplicables a un producto, proceso, instalación, sistema, actividad, servicio o método de producción u operación, así como aquellas relativas a terminología, simbología, embalaje, marcado o etiquetado y las que se refieran a su cumplimiento o aplicación.
¿Qué es una Norma Oficial Mexicana (NOM)?
En términos del artículo 3 de la Ley Federal sobre Metrología y Normalización, una NOM es la regulación técnica de observancia obligatoria expedida por las dependencias competentes que establece reglas, especificaciones, atributos, directrices, características o prescripciones aplicables a un producto, proceso, instalación, sistema, actividad, servicio o método de producción u operación, así como aquellas relativas a terminología, simbología, embalaje, marcado o etiquetado y las que se refieran a su cumplimiento o aplicación.
¿Cuál es su fundamento jurídico?
El artículo 49 del Código de Comercio que a la letra señala:
"Artículo 49.- Los comerciantes están obligados a conservar por un plazo mínimo de diez años los originales de aquellas cartas, telegramas, mensajes de datos o cualesquiera otros documentos en que se consignen contratos, convenios o compromisos que den nacimiento a derechos y obligaciones.
Para efectos de la conservación o presentación de originales, en el caso de mensajes de datos, se requerirá que la información se haya mantenido íntegra e inalterada a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva y sea accesible para su ulterior consulta. La Secretaría de Economía emitirá la Norma Oficial Mexicana que establezca los requisitos que deberán observarse para la conservación de mensajes de datos."
¿Hay alguna otra legislación en la cual se haga referencia a dicha NOM?
Sí, la Ley de Firma Electrónica Avanzada en su artículo 15 señala:
"Artículo 15. Las dependencias y entidades, así como los sujetos obligados deberán conservar en medios electrónicos, los mensajes de datos y los documentos electrónicos con firma electrónica avanzada derivados de los actos a que se refiere esta Ley, durante los plazos de conservación previstos en los ordenamientos aplicables, según la naturaleza de la información.
Mediante disposiciones generales se establecerá lo relativo a la conservación de los mensajes de datos y de los documentos electrónicos con firma electrónica avanzada, para lo cual se tomarán en cuenta, entre otros requisitos, los previstos en la Norma Oficial Mexicana a que se refiere el artículo 49 del Código de Comercio."
Respecto del numeral anterior es importante señalar que al día de hoy NO se han emitido las "disposiciones generales" relativas a la conservación de mensajes de datos y documentos electrónicos para el ámbito de aplicación de dicha ley.
Establecer los requisitos que deberán de observarse para la conservación de mensajes de datos y la digitalización de documentos.
Es menester señalar que este proyecto tiene como novedad, en cuanto a la NOM de 2002, que adiciona un apartado de "digitalización" de documentos.
¿Qué es un mensaje de datos?
En términos del artículo 89 del Código de Comercio, un mensaje de datos es la información generada, enviada, recibida o archivada por medios electrónicos, ópticos o cualquier otra tecnología.
¿Los mensajes de datos tienen valor probatorio?
Sí, así lo establece el Código de Comercio en el siguiente artículo:
Artículo 1061 Bis. En todos los juicios mercantiles se reconoce como prueba la información generada o comunicada que conste en medios digitales, ópticos o en cualquier otra tecnología. Su valor probatorio se regirá conforme a lo previsto por el artículo 210-A del Código Federal de Procedimientos Civiles.
Por su parte el Código Federal de Procedimientos Civiles señala:
ARTÍCULO 210-A.- Se reconoce como prueba la información generada o comunicada que conste en medios electrónicos, ópticos o en cualquier otra tecnología.
Para valorar la fuerza probatoria de la información a que se refiere el párrafo anterior, se estimará primordialmente la fiabilidad del método en que haya sido generada, comunicada, recibida o archivada y, en su caso, si es posible atribuir a las personas obligadas el contenido de la información relativa y ser accesible para su ulterior consulta.
Cuando la ley requiera que un documento sea conservado y presentado en su forma original, ese requisito quedará satisfecho si se acredita que la información generada, comunicada, recibida o archivada por medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, se ha mantenido íntegra e inalterada a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva y ésta pueda ser accesible para su ulterior consulta.
¿Qué debe entenderse por digitalización?
El proceso que permite la generación de archivos electrónicos a partir de documentos soportados en medios físicos, de una manera íntegra, (que incluye firma y sello del documento) precisa y fiable, es decir, la migración de la información soportada en papel a un archivo electrónico.
¿Quién puede digitalizar documentos?
¿Quién puede digitalizar documentos?
De acuerdo al proyecto, el proceso de digitalización deberá ser controlado por un tercero legalmente autorizado, que constatará que dicha migración se realice íntegra e inalterablemente tal y como se generó por primera vez en su forma definitiva. El tercero legalmente autorizado deberá ser un Prestador de Servicios de Certificación acreditado para tales efectos.
¿Qué es un prestador de servicios de certificación?
En términos del artículo 89 del Código de Comercio, es la persona o institución pública que preste servicios relacionados con firmas electrónicas y que expide certificados, en su caso.
Otras consideraciones
Esta NOM (aún proyecto) es de vital importancia porque será la principal, sino es que única, referencia en todo el marco jurídico mexicano que señalará los procesos involucrados en la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos.
Para el sector público sera una referencia que deberá ser tomada en consideración en la ley general de archivos que se emita, para armonizar términos y procesos en los archivos de todos los órdenes de gobierno.
Con adecuadas medidas de seguridad, las autoridades de todos los órdenes de gobierno tienen que aprovechar los beneficios de la digitalización de documentos.
El proyecto de la NOM e información relacionada están disponibles aquí.